¿El tiempo «se te escapa»?

6 pasos gestionarlo mejor

Las personas estamos atrapadas en nuestros propios hábitos al tomar decisiones sobre la gestión del tiempo. Digo «atrapados» porque, aunque no estemos satisfechos con los resultados, seguimos actuando de la misma manera.

Hace unos días, un dueño de empresa me comentó que estaba agotado de dedicar tantas horas al trabajo y que deseaba tener más tiempo para él y su familia. Cuando le pregunté por qué no lo hacía, respondió: «no puedo». Insistí: «¿Qué te lo impide?» Su respuesta fue rotunda: «no puedo porque no se puede».

Aquella conversación en un ámbito social quedó allí, pero su respuesta me hizo reflexionar y me motivó a escribir sobre este tema.

¿Cuántas situaciones en nuestra vida laboral y personal nos gustaría cambiar y, sin embargo, no hacemos nada al respecto? La situación que nos incomoda, angustia o preocupa permanece mes tras mes.

Recordé la famosa frase: «tanto si crees que puedes, como si crees que no puedes, en ambos casos tienes razón».

Cuando alguien dice: «no puedo porque no se puede», está expresando una imposibilidad percibida. Es como cargar una cruz: «esto es así y no hay nada que hacer». He visto muchas personas convertirse en sombras de lo que podrían ser, simplemente porque se quedan en la resignación y no creen que el cambio sea posible para ellas.

Por eso, cuando queremos cambiar nuestra vida, profesión o hábitos, lo primero que debemos preguntarnos es: ¿creo que es posible para mí? Este es un punto clave en un proceso de Coaching, donde trabajamos sobre nuestras creencias y el impacto que tienen en nuestra vida; en este caso, sobre la gestión de nuestro tiempo.

Señales de que necesitas hacer un cambio en la gestión de tu tiempo

¿Te escuchas diciendo repetidamente frases del estilo…?

«No tengo tiempo para nada.»

«Se me fue el día y no avancé en lo importante.»

«Estoy afectando mi equilibrio familiar con tanto trabajo.»

«Otra jornada caótica, ni siquiera pude almorzar.»

Si te identificas con estas afirmaciones, pregúntate: ¿es posible para mí hacer un cambio?

Si la respuesta sincera es que sí es posible, y de verdad quieres hacer un cambio, habrás dado el primer paso importante.Ahora te invito a que hagas este ejercicio de autocoaching muy potente en solo 5 pasos: 

Paso 1) Visualiza el cambio

Expresa con el mayor detalle posible lo que quieres lograr como consecuencia de gestionar mejor tu tiempo. Escribe en positivo y presente, como si ya lo hubieras alcanzado, cómo sería tu día; con lujo de detalles. Estás escribiendo sobre tu yo futuro: cómo te sientes, qué haces que hoy no puedes, etc.

Esta visualización es clave porque necesitarás motivación para el cambio. Sin esa energía, volverás a caer en los viejos patrones. Cada vez que pierdas el impulso, vuelve a tu visualización para recuperar el enfoque.

Este es un ejercicio común en el Coaching Ontológico, y también se usa en Programación Neurolingüística, ya que permite conectar con lo que realmente deseas más allá de situaciones circunstanciales, con deseos más profundos. 

Paso 2) Autoanálisis: identifica las tendencias que no te ayudan a lograr ese cambio

Te comparto una lista de las tendencias más comunes que nos hacen desperdiciar tiempo. Marca aquellas con las que te identificas:

Cómo gestiono el tiempo  con otros:	Cómo gestiono el tiempo  conmigo mismo/a:
• Interrupciones constantes	• Postergación de tareas complejas
• Pedidos imprevistos	• Falta de foco y priorización
• Reuniones fuera de planificación	• Multitasking excesivo
• Dificultad para delegar	• Distracciones digitales
• Exceso de compromisos	• Querer hacer todo perfecto
• Dificultad para decir no	• Desorganización, improvisación constante

Si te fijas, todas son conductas. Si hay alguna que no esté incluida, agrégala en la columna correspondiente. Estas conductas cuando se convierten en hábitos, son muy dañinos para la gestión de tu tiempo.

Es natural pensar que la falta de tiempo o la sobrecarga se deban a factores externos, como el exceso de tareas, reuniones o imprevistos. Pero la realidad es que nosotros mismos somos los verdaderos responsables de la gestión de nuestro tiempo.

Tendencias personales como el perfeccionismo, la necesidad de agradar, el miedo a decir que no, la inseguridad o la tendencia a postergar influyen en nuestras decisiones y crean hábitos que nos roban tiempo sin que lo notemos.

Paso 3) De las tendencias anteriores, define las 2 que más que sueles usar: una de cada columna

Es importante hacer esta selección porque un proceso de mejora tiene que tener foco. Seguro identificas varias tendencias, pero en esta primera etapa necesito que focalices solo en 2. Luego de que avances en esas, podrás ir por más. Al igual que en un proceso de Coaching: busco que hagas el esfuerzo de focalizar la meta.

Paso 4) Análisis de creencias

Detrás de cualquier tendencia siempre hay creencias y emociones relacionadas. Cuando quieres hacer un cambio, hay que descubrir esas creencias para identificar una alternativa, cuidando el valor que hay en ella.

Ejemplo real:

Una gerenta creía que ser una buena líder significaba tener «puertas abiertas» para su equipo en todo momento. Como resultado, su día se iba en interrupciones constantes. Decir «no» iba en contra de su creencia de buen liderazgo.

Cuando entendió que podía seguir siendo una líder de «puertas abiertas», entendiéndolo como una líder cercana, pero gestionando mejor su tiempo, aplicó un simple cambio de conducta manteniendo la creencia que era positiva y encerraba un valor apreciado por ella.

Cuando alguien llegaba a su escritorio, en lugar de atenderlo de inmediato, preguntaba: «¿es urgente?» Si no lo era, pedía que se lo enviaran por correo y prometía responder más tarde.

Resultado: mantuvo su liderazgo cercano, pero sin sacrificar su productividad. Además, fue más efectiva para esas mismas personas.

Esto es una muestra clara de cómo el Coaching empresarial puede ayudar a los líderes a cambiar hábitos y mejorar su efectividad, con ajustes que son alcanzables y hacen diferencia.

Ahora te toca a ti: reflexiona sobre tus creencias o valores de la siguiente lista.

Marca las opciones que te identifican y responde por escrito lo primero que te venga a la mente:

¿Qué creencias me llevan a…?	¿Que me lleva a tener…?
• aceptar interrupciones constantes	• Postergación de tareas complejas
• aceptar pedidos imprevistos	• Falta de foco y priorización
• aceptar reuniones fuera de planificación	• Multitasking excesivo
• tener dificultad para delegar	• Distracciones digitales
• aceptar exceso de compromisos	Querer hacer todo perfecto
• tener dificultad para decir que no	Desorganización, improvisación constante

Ejemplos de respuestas:

• ¿Qué me lleva a revisar el celular constantemente? Puede que la respuesta sea: «me ayuda a desconectar del estrés». 

• ¿Qué me lleva a decir sí a todo lo que me piden? Tal vez sea: «me hace sentir útil y apreciado» o «tengo miedo de que piensen que no soy colaborador».

Este tipo de análisis es clave en las sesiones de Coaching, donde trabajamos en identificar y/o  modificar las creencias que nos llevan a conductas y estas a resultados. 

Paso 5) Diseña el cambio

A veces tenemos que modificar la creencias, cuando estas son limitantes. Y a veces  mantenerlas, pero cambiando la conducta. 

Usaré el ejemplo anterior para bajar la idea:

• ¿Qué me lleva a revisar el celular constantemente? Tal vez la respuesta sea: «Me ayuda a desconectar del estrés». Tener pausas planificadas en la jornada laboral o familiar es una excelente práctica para la salud mental y emocional, por lo que el cambio aquí no está en el valor, sino en la conducta. La pregunta clave sería: ¿de qué otra manera podrías desconectar del estrés sin afectar tu foco diario? Explora alternativas, como definir horarios específicos para revisar el celular sin que interfiera con tu concentración, o reemplazar esa pausa con una actividad diferente, como moverte o respirar profundamente.

• ¿Qué me lleva a decir sí a todo lo que me piden? Puede que la respuesta sea: «me hace sentir útil y apreciado» o «tengo miedo de que piensen que no soy colaborador». En este caso, el valor fundamental es la colaboración y el reconocimiento, pero la creencia sobre cómo lograrlo es limitante. A largo plazo, aceptar demasiados compromisos sin poder cumplirlos afecta tu imagen y genera el efecto contrario al deseado. Una creencia alternativa más funcional sería: «seré valorado y apreciado, si cumplo con mi palabra». Desde este enfoque, las conductas a cambiar serían:
  a) Organizar mejor tus compromisos, programando tu agenda de manera realista.
  b) Aprender a decir no con argumentos sólidos, asegurando que priorizas tareas alineadas con tu capacidad y objetivos.

Paso 6) Ejecuta el cambio

Plantea un compromiso contigo mismo/a: ¿cuándo vas a empezar y con qué acción concreta?

La realidad se construye día a día y momento a momento. Ten en cuenta que para cambiar creencias o hábitos es necesario forzarlos al principio hasta que se conviertan en parte de tu rutina. Si en algún momento sientes que empiezas a aflojar por falta de disciplina, recurre a la visualización: conecta con el resultado mayor que deseas lograr en tu vida y usa esa imagen como impulso para mantener el cambio (paso 1).

Para finalizar… 

Espero de todo corazón que este proceso te ayude a hacer los cambios que estés necesitando, que seguramente impacten positivamente en las personas que te rodean, además de ti. Me encantaría leerte en los comentarios. 

Si no quieres embarcarte en estos cambios solo/a, pedir apoyo es un recurso, no una limitación! Desde Coaching del Talento podemos acompañarte. Contáctanos para conocer nuestros servicios de Coaching Ejecutivo: contacto@coachingdeltalento.com

También podemos acompañarte con nuestro programa online “Gestión de prioridades”, especialmente diseñado para aprender a cambiar patrones relacionados a la priorización y gestión del tiempo.

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¿Estás decidido/a a gestionar tu tiempo de manera diferente?

Margarita Charlone

Directora, Coaching del Talento