En la entrada anterior de nuestro blog exploramos la diferencia entre: roles, responsabilidades y tareas (o actividades) y cómo estas dimensiones impactan en tu día a día, en el avance de tus objetivos y, por lo tanto, en tu satisfacción personal. Si no lo leíste, te recomendamos que lo hagas para poder entender cabalmente la idea que vamos a exponer a continuación.
Nuestro objetivo con esta segunda entrega es compartirte pasos claros que te ayuden a administrar mejor tu energía y tiempo en pos de tus objetivos.
¿Qué rol quiero mejorar?
Para empezar, como adelantábamos en la primera entrega, es importante que identifiques el rol que quieres mejorar (madre, padre, esposo/a, profesional, emprendedor/a, líder, etc). Seguramente el rol que elegiste te trae hoy por hoy alguna insatisfacción y te gustaría emprender un camino de mejora. Esa toma de conciencia es el primer paso para transformar tu manera de actuar.
En esta oportunidad, en concreto, vamos a enfocarnos en cómo diseñar tu propio método para administrar mejor tu energía y tiempo en el ámbito organizacional, alineado a lo que realmente importa. Pero puedes extrapolarlo al ámbito y rol que hayas elegido.
Un punto importante a destacar: como somos la misma persona en todas nuestras facetas, todos los roles que asumimos están conectados; esto significa que si mejoras ese rol en el que sentís desbalance o insatisfacción, ¡verás que impactará positivamente en tu energía para encarar los otros!
Te presentamos un proceso de trabajo que hemos desarrollado, de 7 pasos, para que puedas enfocar mejor tus prioridades en pos de tus objetivos, dedicando con mayor efectividad tu tiempo y energía:
Paso 1) Identificar objetivos y motivaciones.
Este paso responde a la siguiente pregunta: ¿qué me gustaría cambiar respecto a este rol para sentirme más satisfecho/a?
Debes imaginarte claramente lo que quieres lograr con este proceso de mejora de tus tiempos y prioridades, y definir tus indicadores de éxito (cómo te darías cuenta de que lo estás logrando). Esto te dará energía, incluso cuando las cosas no salgan bien desde el principio.
Algunos ejemplos de objetivos podrían ser.
- Lograr un mejor equilibrio entre mi vida laboral y personal.
- Terminar el día en hora y con satisfacción.
- Tener tiempo para mí y no estar pensando en los pendientes.
Ejemplos de indicadores de éxito:
- Entregar los proyectos a tiempo y sin apuro.
- Sentirme conforme con el aprovechamiento del tiempo en mi evaluación semanal.
- Hacer actividades personales que hoy postergo.
Paso 2) Clarificar el rol.
Responde a la pregunta: ¿para qué estoy en este rol? ¿Qué valor puedo aportar a otros, a la organización y a mí mismo?
Se trata de identificar claramente las responsabilidades de tu rol, primero; y las actividades a ejecutar (que se desprenden de dichas responsabilidades), después. Tener esto claro te dará una pauta para saber si estás desempeñando bien tu rol o no, cumpliendo tanto con los objetivos organizacionales, como con los personales. El fin último es tu progreso con satisfacción y equilibrio.
Todo rol tiene, a nuestro entender, en mayor o menor medida, 5 capítulos principales de responsabilidades, que se traducen en acciones concretas. Estas acciones se deben ubicar en el calendario con una frecuencia y duración estimada.
Cada uno de estos capítulos incluye actividades importantes, de alto impacto para los objetivos. Podés ir ajustando su frecuencia de acuerdo a las circunstancias y a los resultados que vayas obteniendo.
Capítulo 1: Gestión de relaciones y personas
Se centra en cómo gestionás la calidad de tus relaciones con colaboradores, equipo, colegas y jefes, tanto dentro como fuera de la organización.
Capítulo 2: Gestión de procesos y operaciones
Se enfoca en tu responsabilidad sobre la eficiencia y efectividad del trabajo diario.
Capítulo 3: Gestión de planes y objetivos
Se refiere a cómo planificás y ejecutás los objetivos, alineados a la estrategia organizacional.
Capítulo 4: Innovación y mejora continua
Implica trabajar activamente desde tu rol en la innovación y mejora de las actividades, que son responsabilidad tuya y de tu equipo.
Capítulo 5: Autogestión y desarrollo profesional
Hace foco en tu responsabilidad para llevar adelante tu desarrollo como profesional y como persona.
Es importante atender todas estas áreas de responsabilidad, ya que están interrelacionadas. No se pueden gestionar ni alcanzar objetivos (Capítulo 3) sin una adecuada gestión de personas (Capítulo 1), sin procesos que aseguren un buen flujo de trabajo en un entorno de cambio constante (Capítulo 2), sin una mejora continua para aumentar la eficiencia (Capítulo 4), y sin una sólida autogestión y desarrollo profesional (Capítulo 5).
Cada una de estos capítulos pueden transformarse en un conjunto de objetivos propios del rol.
Paso 3) Análisis del desempeño actual.
Responde a la pregunta: ¿en qué empleo mi tiempo?
Es fundamental que analices en qué estás utilizando tu tiempo y cuánto de ese tiempo se dedica a las actividades propias del rol. Identificá cuáles priorizás, cuáles postergás y cuáles ni siquiera están presentes.
Para ello, te proponemos realizar un registro semanal que luego vas a categorizar en función del impacto que tienen las actividades en el cumplimiento de los objetivos de tu rol:
A) Impacto Alto – Acciones directamente relacionadas con las responsabilidades de tu rol.
B) Impacto Bajo – Acciones que idealmente deberían ser realizadas por otros. Por ejemplo: resolver temas ajenos, atender problemas recurrentes sin abordar la causa raíz, etc. Además de desviar tu energía, estas acciones favorecen que otras personas no asuman sus propias responsabilidades.
C) Impacto Negativo – Acciones vinculadas a hábitos personales, distracciones o formas de trabajo poco productivas que se instalan en la rutina.
El objetivo es tomar mayor conciencia de cómo mejorar el uso de tu tiempo y modificar tus prioridades en consecuencia.
Paso 4) Ajuste de actividades en función del Impacto (mejora del rol, introduciendo cambios).
La consigna es mantener o agregar acciones de Alto Impacto, reducir las de Bajo Impacto y neutralizar las de Impacto Negativo.
- Actividades de bajo impacto (B):
Vamos a comenzar a eliminarlas. Este trabajo te llevará a enfocarte en el Capítulo 4 de tus responsabilidades: innovación y mejora continua, orientada a fortalecer tus competencias y alcanzar el objetivo propuesto.
Todas las acciones de mejora que planifiques serán importantes y de alto impacto (A), ya que te permitirán reducir pérdidas de tiempo y energía dedicadas a actividades que no aportan valor a tu rol.
Por ejemplo:
Tus mandos medios te trasladan problemas cotidianos que deberían resolver ellos.
El plan de acción podría incluir:
- Mantener una conversación inicial para definir responsabilidades.
- Delegar autoridad de resolución bajo ciertos criterios.
- Implementar reuniones semanales para tratar los temas que excedan su alcance, en lugar de interrupciones constantes.
- Actividades de impacto negativo (C):
Estas actividades requieren un cambio en tu forma de trabajar. A diferencia de las de bajo impacto, aquí no necesitás coordinar con otros: el cambio está en tu dominio.
Revisá tus tendencias personales que te hacen perder tiempo. A continuación, te dejamos una lista orientativa (podés sumar otras que sean significativas para vos):
- Perfeccionismo
- Evasión de conflictos
- Falta de límites
- Multitarea constante
- Búsqueda de aprobación
- Procrastinación
- Participación en reuniones innecesarias
- Exceso de control
- Consumo excesivo de redes o correo
- Falta de planificación semanal o diaria
Una vez identificadas, elegí aquellas con puntuación más baja. Si hay varias, comenzá por una sola —preferentemente la que te resulte más fácil de cambiar— para iniciar el proceso de mejora.
5) Ajustes de actividades en función a la planificación y ejecución
Responde a la pregunta: ¿qué ajustes debo hacer en la planificación de actividades para que mi tiempo rinda más y agregue más valor?
En función al análisis anterior, ya estás en condiciones de cambiar, ajustar y transformar tu planificación.
- Ajustes en las actividades de alto impacto (A)
Son las más importantes. Define una plan de acción para que las actividades de alto impacto estén presentes cada semana con actividades calendarizables.
En tu planificación semanal completá al menos una acción para cada capítulo de responsabilidad. Esto te permitirá alinear tu impacto, tiempo y energía a tu verdadero valor como líder.
- Ajustes en las actividades de bajo impacto (B, sobre otros)
Define dos actividades de impacto bajo por semana para empezar a trabajar con las personas que estén involucradas en dichas actividades y que así las vayan tomando.
Vas a conseguir dos cosas. Por un lado, liberar tiempo para ti que hoy es poco productivo.
Por otro lado, mejorar el desempeño o coordinación de las personas que tomen esas actividades.
- Ajustes en las actividades de impacto negativo (C, sobre hábitos tuyos)
Elegida la tendencia personal que quieres cambiar, ponte en acción marcándola como objetivo de la semana y define una estrategia que te recuerde no caer en ella, ya que suelen aparecer en automático. Hay personas que, por ejemplo, les sirve poner un cartel en un lugar visible, con alguna palabra que les recuerde lo que quieren cambiar.
Por ejemplo: si procrastino, la estrategia sería poner la tarea a primera hora del día; si soy perfeccionista, la estrategia sería definir un tiempo para la tarea y no hacer más de dos revisiones.
Paso 6) Ajustes en función al desempeño
Responde a las siguientes preguntas: ¿qué no hago bien y debo aprender? ¿Qué no hago bien, pero si me esfuerzo puedo mejorar? ¿Qué necesito aprender para hacerlo mejor?
Muchas veces las actividades de alto impacto no se realizan —o se realizan con poca frecuencia— porque la persona no se siente preparada o ha tenido experiencias negativas previas que prefiere evitar. En otros casos, se llevan a cabo pero con baja calidad, lo que disminuye su impacto.
Debes marcar las competencias que deseas desarrollar, categorizándolas según este criterio:
- A) Sé cómo hacerlo, pero no tengo práctica.
- B) No sé hacerlo ni tengo práctica.
- C) Tengo práctica, pero necesito orientación y apoyo para hacerlo mejor.
Con este análisis vas a poder diseñar tu plan de desarrollo, con apoyo de la organización o por iniciativa propia.
- Para las competencias clasificadas como A: necesitás solo disciplina y constancia para practicar y consolidar el aprendizaje.
- Para las B: necesitás adquirir el conocimiento, y luego comenzar a practicar.
- Para las C: es recomendable contar con acompañamiento (por ejemplo, un coach, mentor o referente interno) que te ayude a superar barreras personales y profesionales.
Una vez hecho el diagnóstico, calendarizá las acciones concretas que te permitan desarrollar esas competencias.
Por ejemplo:
Si liderar reuniones está en la categoría A, bastará con exponerte más a esas situaciones e ir perfeccionando tu desempeño. Si está en la B, deberás capacitarte: buscar información, mirar videos, leer y luego aplicar lo aprendido. Si está en la C, lo ideal es trabajar con un acompañante para que te oriente y brinde devoluciones para avanzar de forma más sólida.
Paso 7) Evaluación y nuevos ajustes
Responde a estas preguntas clave:
- ¿Cómo estuve esta semana con mi planificación?
- ¿Fue buena? ¿Logré completar las actividades?
- ¿Fue equilibrada? ¿Contemplé todos los capítulos de responsabilidad del rol?
- ¿Qué aprendí esta semana sobre mi ejecución?
- ¿Qué aprendí de mí?
Sabemos que son varias preguntas, por eso te sugerimos reservar un espacio al final de la semana —o al inicio de la siguiente— para hacer este análisis. Es un ejercicio valioso, al menos durante el tiempo que se consolida el nuevo enfoque.
Tu planificación debe ser flexible y adaptada a tu estilo personal y tus circunstancias. Si algo no se pudo hacer, se traslada a la semana siguiente. Lo importante es que encuentres una forma de planificar que te haga sentir que avanzás, que estás usando bien tu tiempo y que progresás.
Esto se logra con ensayo y error, y con el compromiso de diseñar un sistema que funcione para vos. Este recorrido no busca perfección, sino conciencia, foco y progreso sostenido.
Sabemos que cambiar hábitos y mejorar la gestión del tiempo y las prioridades requiere acompañamiento. Por eso, si querés llevar este proceso a otro nivel, estamos a disposición para acompañarte con sesiones de coaching ejecutivo 1:1 o a través del programa online “Gestión de Prioridades” que estaremos facilitando este mes de abril. Son espacios diseñados para ayudarte a consolidar aprendizajes, superar obstáculos y lograr una planificación más alineada con tus objetivos y tu bienestar. ¡Escribinos! contacto@coachingdeltalento.com
