Nuestra naturaleza conspira contra la gestión efectiva del tiempo

Descubrí qué tendencias te limitan y enfocate en cambiarlas

A todos nos vendría bien, alguna vez, agregar un par de horas al día… ¿O no? Algunas frases que usamos cuando sentimos que el tiempo es tirano son:

· No me da el tiempo, tengo muchas cosas por hacer

· La tarde se me pasó volando, imposible terminar esto para hoy

· Cómo me gustaría hacer X, pero no tengo tiempo

· Llegué tarde porque el transito está terrible

· Imposible ir al gimnasio, me falta tiempo

· Un día de locos en el trabajo, ni siquiera pude almorzar

¿Dijiste alguna de estas frases alguna vez? ¿O quizás otras, de similar índole? Te propongo un ejercicio interesante: escribí tu propia lista de frases que usualmente decís sobre tu tiempo. Puede que incluyas algunas de las anteriores y/o agregues otras. Luego, fijate qué tienen en común.

En la lista anterior que confeccioné destaco 2 aspectos en común:

La insatisfacción personal, por un lado, y la mirada de que el problema está afuera, por otro. ¿En tu lista existen estas coincidencias?

No te asombres porque es natural

Muchas personas piensan que las causas de sus problemas de gestión del tiempo es externa. Piensan que es imposible controlar su entorno dado el tipo de trabajo, sus circunstancias, situación familiar, etc. Pero la verdad de la cuestión es que cada uno es el verdadero responsable.

Debido a características humanas innatas, como el ego, el deseo de agradar, el temor a ofender, el temor a tener que afrontar nuevos retos, el perfeccionismo, la inseguridad, etc, las personas tomamos decisiones sobre qué hacer momento a momento, sin plena consciencia de que muchas de ellas nos hacen caer en la pérdida de nuestro tiempo y, por ende, en nuestra insatisfacción al alejarnos de nuestros objetivos. Claro está que cada persona tiene sus propias características, sus propias tendencias con respecto a las decisiones que toma sobre qué hacer a cada momento. Cuando hablamos de tendencias hablamos de conductas recurrentes.

Muchas veces nos cuesta identificarlas y cuando lo hacemos no sabemos qué hacer para cambiarlas. Otras veces nos esforzamos conscientemente en el cambio, luego de un tiempo lo desatendemos, y la tendencia nos lleva de nuevo al mismo error. O pensamos que es un tema racional: que con cambiar la forma de planificar, o el dispositivo para hacerlo o seguir alguna fórmula de moda, es suficiente. Pero la verdad es que una tendencia es emocional y está basada en creencias sobre cómo soy o cómo son las cosas.

Las tendencias tienen detrás una creencia, una emoción asociada y se convierten en decisiones y acciones concretas.

Por ejemplo, si soy perfeccionista, puede que mi creencia sea que no hay permiso para un error, por lo que repaso y corrijo la tarea muchas veces, haciendo en cada revisión cambios (acción), que al final se vuelven imperceptibles hasta para el ojo del más experto, y puede que quede conforme o no (emoción de satisfacción o insatisfacción). El rendimiento de cada revisión es cada vez menor para el resultado que se va obteniendo, pero el tiempo consumido es mayor. La insatisfacción aparece, si no es con la tarea, es con el tiempo insumido en ella y la poca productividad.

Muchas micro decisiones (guiadas por las tendencias, creencias y emociones ) nos consumen el tiempo y se lo vamos robando a lo verdaderamente importante; así, se convierten en hábitos. Por ejemplo, la tendencia a no perderme nada de lo que me llegue por las redes sociales me lleva a mirar el celular porque sentí una notificación; o la tendencia a cumplir puede que me lleve a leer un correo y sentir la presión de contestarlo inmediatamente cada vez que recibo uno. Lo hábitos son automatismos, respuestas aprendidas, donde el cerebro se siente cómodo, porque es lo conocido.

¿Alguna salida a esto?

Claro que sí, podemos ser tan efectivos y aprovechar nuestra vida con plenitud, tanto como queramos. Pero hay que hacerse cargo y trabajar en ello. En los próximos posts iremos revelando el camino, pero te dejo este ejercicio para empezar:

Tomar conciencia de lo que hacés en el tiempo es consecuencia de tus decisiones, es clave, y es el primer paso. Por eso, este ejercicio tiene como objetivo ayudarte a conocer tus tendencias personales en la gestión de tus prioridades:

Ejercicio

Para identificar tus tendencias, durante 3 días haz lo siguiente:

a. Traza plan: marca inicio y fin de la jornada y las tareas que es importante que hagas ese día. Define un tiempo determinado para cada punto dentro de ese lapso de horas.

b. Tacha lo que lograste hacer al final de la jornada.

c. Repite esto por 3 días.

d. Has una evaluación de cómo te fue. Si quedaron items pendientes, identifica las causas. Te dejamos a continuación una posible lista de causas para que marques las que te ocurrieron a ti en esos 3 días. Recuerda que pueden haber más causas, en ese caso, agrégalas abajo:

• Interrupciones

• Postergaste temas por su dificultad o porque no te gustan

• Muchas tareas, más de las que podías manejar en el día

• Distracciones: celular, redes sociales, llamadas, etc.

• Pedidos imprevistos

• Reuniones fuera de la planificación

• Querer hacerlo todo, teniendo la posibilidad de delegar

• Falta de priorización

• Querer hacerlo todo perfecto

• Situaciones de urgencia que aparecieron

• Dificultad para decir que no o negociar

• Otros: ______________________________

e. Ahora identifica la causa más recurrente en ti (solo una)

Una vez identificada la causa principal, vayamos un poco más en profundidad: busca en esa causa la tendencia personal que yace detrás.

Identificamos 5 tendencias con respecto a la gestión de tus prioridades, ¿cuál se indentifica más con tu causa principal?

– Procrastinación

– Perfeccionismo

– Multitasking

– Adicción a lo urgente

– Pasividad en las coordinaciones

Si llegaste hasta acá, ¡gracias! Diste un primer gran paso. Ahora que identificase tu tendencia personal, no te pierdas el próximo post: hablaremos de estrategias para desactivar estas tendencias que nos limitan.

Y si querés seguir perfeccionando la gestión de tus prioridades, sumate a la próxima edición del taller online Focalizá tus prioridades, gestioná mejor tu tiempo 👇