¿Te ha pasado de terminar una reunión de equipo y sentir que pudo haber sido mucho más productiva? ¿O que, aunque se avanzó, no todos salieron realmente comprometidos?
Las reuniones efectivas no son un golpe de suerte; tampoco un momento de inspiración: son espacios cuidadosamente diseñados para ser herramientas de trabajo poderosas.
Hoy quiero compartirte 3 pilares esenciales para convertir tus reuniones de equipo en verdaderos motores de avance para ti y tu equipo.
1er pilar) Definir la efectividad
Si queremos que algo sea efectivo, primero tenemos que definirlo. Te hago esta pregunta: ¿qué sería una reunión efectiva para ti?
Piensa en tu próxima reunión. ¿Qué esperas lograr? Las respuestas suelen incluir aspectos como:
- Que se traten los temas importantes.
- Que haya avances concretos.
- Que se destraben bloqueos.
- Que los participantes salgan conformes.
Aunque válidas, estas respuestas muchas veces son incompletas porque no incluyen una mirada de equipo. ¿Efectiva para quién? Si nos reunimos es porque nos necesitamos mutuamente, porque queremos resultados que surgen de forma colectiva, por lo que necesitamos incorporar la perspectiva de todos.
El término reunión, de hecho, se puede definir como el acto de volver (re) a unirse (unión). Es decir, una reunión es el acto de hacerse uno nuevamente, el cual se manifiesta en el intercambio de ideas e información tras el cual ocurre algún resultado unificado.
Reformulemos las respuestas anteriores pensando en el equipo. Podrían ser:
- Que todos salgan con una sensación de logro compartido y relaciones fortalecidas.
- Que se traten los temas que el equipo definió como prioritarios.
- Que se avancen los puntos con acciones claras y compromisos asumidos.
- Que se destraben bloqueos con sinceridad y colaboración.
¿Notas la diferencia? Ahora te propongo llevar esta reflexión a tu próximo encuentro: para que efectivamente definan juntos qué significa una reunión efectiva para ustedes como equipo. Esto no solo alinea expectativas, sino que da pie al segundo pilar.
2do pilar) Compromisos compartidos
Una vez que el equipo tiene clara su aspiración, el siguiente paso es responder: ¿de quién depende lograr esa efectividad? Y, sobre todo, ¿qué compromisos estamos dispuestos a asumir para lograrlo?
Este pilar se enfoca en pasar del deseo a la acción y de hacer al equipo responsable del éxito de la reunión. La realidad es que las reuniones, como cualquier acto humano, están llena de matices: actitudes, emociones y dinámicas que pueden desviar incluso las mejores intenciones. Por eso, es fundamental establecer reglas claras de comportamiento colectivo.
Algunas preguntas clave para trabajar este pilar:
- ¿Qué comportamientos favorecen el éxito de nuestras reuniones?
- ¿Cómo nos aseguramos de mantenernos alineados con nuestros compromisos?
3er pilar) Chequeo de aprendizaje y mejora continua
Lo que resta ahora es trabajar disciplinadamente en la mejora. Los comportamientos no mejoran de la noche a la mañana. Una mejora es un proceso de revisión contínuo y con las reuniones pasa lo mismo.
Para iniciar este proceso, al final de cada reunión pauta un espacio de no más de 10 minutos para chequear con el equipo cómo estuvo la reunión:
¿Logró la efectividad que aspiramos? ¿Se cumplieron los compromisos asumidos sobre las reuniones? ¿Faltó algo? ¿Hay algo que hayamos aprendido? ¿Hay nuevos compromisos que agregar a los existentes? ¿Es necesario algún ajuste en ese sentido?
Es una especie de check out de la reunión, clave para sacar aprendizajes y nuevos compromisos. Este proceso realizado reunión tras reunión crea un espacio para evaluar, aprender y mejorar las reuniones. Al mismo tiempo, fortalece el desempeño del equipo.
¿Qué opinas sobre estos pilares? ¿Qué estrategias aplicás para que tus reuniones sean realmente exitosas? ¡Dejanos tu comentario!
Si este tema te interesa y querés pasar de las ideas a la acción:
Te invitamos a participar del módulo intensivo «Reuniones sin Desperdicio». Exploraremos herramientas y buenas prácticas para elevar tus reuniones de equipo. Ideal para que participes junto a tu equipo.
18 y 20 de febrero, virtual, de 9:00 a 11:00 hs (UY).
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