De la sobrecarga al foco: el poder de replanificar
Estaba sentada en mi escritorio con tantos pendientes que me sentía mareada. Recorría la lista una y otra vez, tratando de encontrar por dónde comenzar, pero todo parecía importante y el tiempo no alcanzaba, aún si dejaba de dormir.
Mientras miraba cada uno de esos pendientes, pensé que ya estábamos más cerca de fin de año y no lograba comprender en qué momento se habían acumulado tantas cosas. De pronto sentí ganas de huir.
En ese momento recibí una llamada importante: habían aprobado un nuevo proyecto y debía reunirme con el equipo para definir cómo comenzar. Se suponía que debía estar contenta; sin embargo, en lugar de entusiasmo, me invadió una gran pesadumbre.
¿Cómo había llegado hasta ahí, si habíamos comenzado el año con un plan razonable, realista y claro?
Habíamos definido objetivos, prioridades, proyectos, responsables y recursos. El equipo sabía —o creía saber— hacia dónde tenía que avanzar. Sin embargo, el año comienza a transcurrir y la realidad se mueve.
Aparece un nuevo producto, llega un proyecto desde la dirección, cambia una persona clave, surge una oportunidad comercial, el mercado modifica sus reglas o un cliente importante plantea una nueva necesidad. De ese modo, lo que parecía prioritario en enero, puede no tener el mismo peso algunos meses después.
Nada de esto significa necesariamente que hayamos planificado mal. Significa que planificamos en un momento determinado y que, desde entonces, el escenario cambió.
¿Cuándo comienza el problema?
Las organizaciones necesitan responder a los cambios, aprovechar oportunidades y resolver situaciones que no pueden anticiparse. El problema comienza cuando cada nueva iniciativa simplemente se agrega a las anteriores, sin que nada se detenga, pierda prioridad o salga de la lista.
En resumen, la lista se agranda, pero todo continúa siendo importante.
Entonces comienzan a competir los objetivos, los proyectos y las urgencias. Cada área protege sus temas y cada persona concentra la energía en lo que considera más importante, aunque esa interpretación no siempre coincida con la del resto del equipo.
Se trabaja mucho, pero resulta difícil reconocer con claridad en qué se está avanzando. Aparece la sobrecarga, la dispersión y esa sensación tan desgastante de estar permanentemente ocupados sin terminar de llegar a ningún lado.
Por eso, a veces la pesadumbre frente a una nueva iniciativa no significa que el proyecto no nos interese o que no sepamos reconocer su importancia. Puede significar, sencillamente, que ya no sabemos dónde ubicarlo ni qué deberíamos dejar de hacer para que lo nuevo tenga lugar.
A veces, replanificar es la mejor manera de avanzar
Replanificar no significa empezar nuevamente desde cero, cambiar de rumbo frente a cada dificultad o abandonar los compromisos asumidos. Significa detenernos para volver a mirar el escenario y hacernos algunas preguntas necesarias:
- ¿Qué cambió desde que elaboramos el plan?
- ¿Qué continúa siendo prioritario?
- ¿Qué necesita modificarse?
- ¿Qué nuevas iniciativas debemos incorporar?
- ¿Qué podemos postergar, reducir o dejar de hacer?
- ¿Dónde necesitamos concentrar ahora nuestros recursos y nuestra energía?
Una buena replanificación permite recuperar el orden, actualizar las prioridades y devolverle sentido a la ejecución. Pero, sobre todo, nos obliga a tomar decisiones que probablemente veníamos postergando.
No podemos incorporar permanentemente nuevos proyectos sin revisar lo que ya estaba previsto. Cuando todo entra y nada sale, no estamos priorizando: estamos acumulando.
Replanificar no es solamente cambiar fechas
Podemos modificar un cronograma, trasladar actividades o asignar nuevos responsables. Sin embargo, esos cambios no garantizan que el equipo haya comprendido la nueva dirección ni que todos estén interpretando las prioridades de la misma manera.
Replanificar requiere una conversación más profunda con el equipo y, especialmente, requiere que sus integrantes se apropien de la nueva planificación.
Es necesario conversar sobre cómo interpreta cada persona los cambios, qué considera prioritario, qué teme perder y qué dificultades anticipa. También es importante comprender cómo las nuevas decisiones afectan su trabajo y las responsabilidades de los demás.
Muchas veces el líder cree que la nueva dirección está clara porque la comunicó. Sin embargo, comunicar una decisión no significa necesariamente que el equipo esté alineado.
Una persona puede continuar concentrada en el plan original, mientras otra responde a la última urgencia que surge más que al plan. Alguien puede intentar sostener todo al mismo tiempo y también puede haber quien se sienta resignado, porque piensa que dentro de poco las prioridades volverán a cambiar otra vez.
Por eso, replanificar no consiste solamente en ordenar tareas. También implica volver a alinear al equipo, abrir las diferentes miradas y construir una interpretación compartida de la nueva realidad.
Una dirección compartida necesita mantenimiento
La alineación no se logra una vez y para siempre. Los cambios internos y externos obligan a los equipos a revisar periódicamente su rumbo, sus acuerdos, sus prioridades y su manera de trabajar.
Una replanificación efectiva debería permitir que el equipo termine con:
- Una dirección nuevamente compartida.
- Pocas prioridades claramente definidas.
- Decisiones concretas sobre lo que no se hará.
- Acciones ejecutables, con responsables y plazos.
- Indicadores de avance de corto plazo.
- Espacios periódicos para revisar resultados, aprender y generar nuevos compromisos.
De esta manera, el plan vuelve a cumplir su verdadera función: ayudar al equipo a decidir dónde colocar su energía y ofrecerle criterios claros para actuar cuando aparecen nuevas demandas.
Replanificar también es liderar
A veces, para continuar avanzando, necesitamos detenernos, revisar nuestro mapa y volver a elegir juntos el camino.
Quizás este sea un momento clave para hacerlo y revisar: ¿dónde estamos hoy?¿Qué ha cambiado o se ha sumado desde que hicimos nuestro plan anual? ¿Qué necesitamos dejar de sostener para cerrar bien el año? ¿Qué conversaciones no hemos abierto aún?
Replanificar hoy puede ayudarnos a cerrar el año no solo con más tareas cumplidas, sino también con mayor claridad, menor dispersión y una verdadera sensación de avance. Y quizás lo más importante: preparar el camino para abrir el próximo año con más impulso y foco.
Si querés apoyo en lograr un excelente cierre de año con tu equipo y empezar el siguiente con fuerza renovada, en Coaching del Talento representamos una metodología internacional probada en más de 40 países que te puede ayudar: Navegación de Equipos.
Es un proceso rápido, profundo y estratégico: mediante dinámicas especialmente diseñadas, el equipo logra discusiones que promueven entendimiento, alineación y motivación, y se traducen en objetivos de mejora y una orientación clara a la acción.
Te compartimos un testimonio sobre Navegación de Equipos aquí.
¿Te gustaría conversar sobre cómo adaptarlo a tu equipo?
Escribirnos: contacto@coachingdeltalento.con
O agendá una call informativa con nosotros, sin compromiso, aquí.
Por: Margarita Charlone, Directora de Coaching del Talento.
